2023.04.04

デザイナーによる共創の場づくりプロダクトの未来を描くワークショップ

田頭菜々美

プロダクトデザイン

Visionalのビズリーチ事業部でプロダクトデザイナーをしている田頭です。「ビズリーチ」の求職者様（toC）向けプロダクトの機能開発や改善を担当しています。

今回は複数の職種が関わるプロジェクトのロードマップ作成のための、ワークショップを用いた共創の場づくりについて事例を紹介します。

デザインの思考を活用したロードマップ作成のプロセスに興味がある方
ワークショップの設計方法に困っている方
多くの人を巻き込むことにハードルを感じている方

の皆さんに読んでいただきたく記事を執筆してみようと思います。

ワークショップを開催した経緯

1年ほど前から「ビズリーチ」の求職者様向けのプロダクトでは、転職やキャリアに関する記事コンテンツの拡充プロジェクトが動いています。プロジェクトでは、「ビズリーチ」で配信している記事とユーザーが出会いやすい、また読みやすいように体験を改善しています。

プロダクトのグロースを進めるうえで、現状の問題を解決するため施策を1件1件起案していましたが、未来のあるべき像を描けていないため、施策が決まってから実装不可能なことが判明したり、エンジニアが将来を見据えた設計ができない事象が発生しました。

そのため1年後にどのような提供価値をどのように届けるかを発散・収束するワークショップをプロダクトマネージャーチーム、エンジニアチーム、メディアチーム、マーケティングチーム、デザインチームのプロジェクトメンバー（20名）で行い、1年後までの短期ロードマップを策定しました。

ワークショップにした理由は、短い時間で認識を合わせたり、さまざまな観点でアイディエーションができるからです。

協働プロセスを改善したり、エンジニアが施策検討から入るHowもありましたが、他の業務もある中でプロセスを変えるのは難しいと考え、まずはプロダクトのあるべき姿について、プロジェクトメンバーの共通認識を合わせた方がよいと判断しました。

ワークショップまでの事前準備

ワークショップまでの準備内容とポイントをお伝えします。

①ワークショップの目的設定

プロダクトマネージャーとワークショップの終了状態からその後の動きまでをすり合わせながら、ワークショップの目的・ゴールを設定します。

②プロジェクトメンバーを巻き込む

他の施策の対応や実装をする中で開催するため、目的とゴールを伝えて、参加は任意ということを大切にしています。ただし、エンジニアマネージャーなどのプロジェクトにおけるキーパーソンには事前に参加してもらうように調整しました。
また、エンジニアチームを巻き込む際はリリース日などの重要なイベント日を避けると、参加できるメンバーが増えます。

③ワークショップのタイムラインを作成

各時間で行うことを明確にしていきます。この時に最低限どこまで終わっていれば良いのかや、重要なワークをプロダクトマネージャーとすり合わせていきます。

また、ワークショップに使用するMiroもタイムラインの流れがわかるように設計できると、当日参加者が何をするのか迷わずに済みます。

④事前課題を行ってきてもらう

本番のワークに慣れてもらうために、「他社の記事サービスで自分が良いなと思った提供価値を言語化する」という事前課題を行なってもらい、準備運動をしてきてもらいました。

⑤チーム分け

今回は参加人数が20人のため、3つのチームに分けました。異なる観点の考えを知れるよう、なるべく職種がバラバラになるようにメンバーを分けて、議論しやすいよう少人数のチームにしました。

⑥会場の設計

ワークショップが終わってから見返しやすいようにワークの作業はMiroを使いましたが、会場は大人数が入れる会議室を確保して、オフラインで行いました。
コロナ禍もあり、対面で会ったことがない人が多かったので、この会をきっかけにより連携しやすくなればと考えたからです。

ワークショップの流れ

今回のワークショップでは、下記の目的とゴールを設定しています。

▼目的
コンテンツ拡充プロジェクトを進める上で1年後のプロダクト・接客（Push通知・メール）がどうなっているべきか議論し、共有認識を合わせた上で収束し、短期ロードマップを作成する。

▼ゴール
1年後の理想の体験を描き、ページ単位でやるべき機能、やりたい機能のアイディエーションを発散できている状態。

限られた時間で目的を達成するために、ワークショップのゴールをページ単位でのHowの発散とおいています。ロードマップの優先度やスケジュールの調整は、プロダクトマネージャー・デザイナーで持ち帰り策定し、別の会議体で合意形成する形にしました。

①前提の共有

プロジェクトの目的や戦略、ターゲットユーザーについて話し、改めて共通認識を揃えます。また最初にワークショップの流れを伝えることで参加者に安心感を与えます。

②提供価値の発散・グルーピング

各チームにわかれ、ユーザー×体験ごとでどのような提供価値を発揮できると良いか発散し、グルーピングしていきます。

③カスタマージャーニーマップに提供価値を落とし込む

グルーピングした提供価値を体験の流れに配置し、優先度の重み付けを行います。

重み付けをする際に以下のように観点を明確にしておくと参加者が投票しやすくなります。

▼優先度の重み付け観点の例

目指したい世界か
リターンが大きい
ユーザー体験の向上ができるか
1年後に実現可能か
開発工数が低いか

④全体で議論

ここまではチームごとにワークを行っていましたが、これからは全体でのワークに移ります。チームごとに重み付けした提供価値をカスタマージャーニーマップに並べ各チームでの議論内容を発表し、すり合わせていきます。

各チームの発表を聞いた後は、再度全体で優先度の重み付けを行い、なぜ投票したのか、なぜ必要だと思ったのか議論をし、意見を収束します。

⑤問題定義

最も達成するべき提供価値に対して施策案を出していくため、ユーザーやゴール状態を含め問題定義文を策定し、そのお題に沿ってアイディエーションを行いました。

今回のゴールである1年後の理想の体験を描き、ページ単位でやるべき機能、やりたい機能のアイディエーションの発散ができている状態になったので、ワークショップは終了です。

⑥ワークショップの内容から1年後までのロードマップを策定する

プロダクトマネージャーとデザイナーで改めてワークショップの内容を確認し、Value Proposition Canvasにまとめました。

その後、1年後のロードマップを作成し、部内で合意形成しました

ワークショップの成果

参加したメンバーの満足度も高く、ポジティブな意見をたくさんもらいました。ユーザーへ提供したい価値の解像度が上がり、当初の目的は達成できました。

アンケート結果

1年後までに提供したい価値についてイメージがつきましたか？ → 5.4 / 7（平均）
ワークを通じて、自分にはなかった他部署の視点を得られましたか → 6 / 7（平均）

良かったところ

サービス・プロダクトの発展、成長に主体的に関わることができる取り組みだったので、会自体がとても良い機会だった。（エンジニア）
他部署の方の意見で気付ける事があったので、定期的にこのような機会があるといい。（メディア）
「なぜこれをやるのか」「どんな価値をユーザーへ届けていきたいのか」に対しての解像度が上がるとともに、価値を創り上げていく自分たちでの納得度・貢献実感もやることへちゃんと紐付けていけるものだと思っており、とても価値あると思った（マーケティング担当）

一方で、20人の時間を確保するのが難しくかなりタイトなスケジュールになっていたため、議論しきれないこともありました。改善点としては、発散フェーズであっても、ある程度議論の粒度や具体性を設けて議論したり、議論の時間を多めに取るなどしていければと思います。

改善ポイント

発散の時間があまり取れず、それぞれが個の意見を出して終わったので、1つの意見に、更に議論をして視点を加えられると、チームでワークショップをする意味があるのかなと思った。（エンジニア）
事前にテーマは提示いただいていたものの、いろんな部署やバックボーンの方が集まるため、ターゲッティングしたいペルソナやサービス成長の時間軸などが微妙に異なっていて、どうしても議論が発散しがちになってしまったなと思います。（エンジニア）

ワークショップによる共創の成果

ワークショップを行なったことによる以下の効果もありました。

エンジニアチームもどの画面で何をしたいのか理解でき、納得感を持って実装を行える
共通認識が揃っているため、合意形成がスムーズになった
プロダクトマネージャー、デザイナーだけでは、出なかったアイデアを元に起案できる

これらの内容が可能になったことで共創の機会をつくることは、良いプロダクトを作る上で必要なプロセスであることがわかりました。多くの意見を拾いながらプロダクトを作ることは今後も大切にしていきたいです。

最後に

なぜ、デザイナーが共創の場づくりをするのか？

今や表層のデザインをすることがデザイナーの役割ではありません。デザインの捉え方を広げ、デザインの対象をユーザーだけではなく、働く人たちにも向けることが可能です。
今回のワークショップでは、以下のようなデザインの思考を持って、エンジニアチームやメディアチームの前提知識や抱える懸念、関係性などいろんな職種のいろんな要素を掛け合わせて場づくり（ワークショップ）を設計・開催しました。

多くの要素の文脈や行間を踏まえて、複雑さを保ったまま提案する（セミラティス型の思考）
今回の取り組みでは、プロジェクトの状態や問題をメンバーからヒアリングしました。ヒアリングした内容、組織体制や様々なバックグラウンドを持ったプロジェクトメンバー、戦略を踏まえて、ワークショップの実行を提案しました。

ユーザー視点とプロダクトの文脈を起点とし、具体化による共通認識を作る
デザイナーはユーザーの代弁者でもあり、ユーザー視点を周りに伝えるコミュニケーターでもあります。今回は複数のラインでプロジェクトが進んでいる中、改めてユーザーにどんなプロダクトを提供するべきなのかを考え、それぞれの考えを具体化する場を作り、認識を揃えました。

参考記事：企業の進化に変化をもたらす「融ける“デザインのチカラ”」

前提知識や抱える懸念、関係性など、デザインの幅を広げ、事業を推進するコミュニケーターとしての役割をこれからも果たしていきたいです。
記事を読んでいただいた方にデザインの範囲を広げ、共創の場づくりの重要性を感じていただけるきっかけとなればと思います。

最後まで読んでいただき、ありがとうございました。